les instruments de recherche

Les instruments de recherche



Collection de fonds, on les traite, on les récolte, plan de classement, descriptions, puis on ordonne les descriptions (à l'article, à la série organique, au sous fond, au fond).
Définition d'un instrument de recherche: un outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archive de manière à les faire connaître aux utilisateurs.
Change avec la manière dont on perçoit la description et ce qu'il faut décrire.

I.Histoire

On est passé d'une description analytique (raconte, reprend le document) à des descriptions plus normalisées et synthétiques. Besoins et volumes différents entre anciennes archives et nouvelles: évolution de la nature des fonds. Au début de l'organisation des services d'archives, idée de la constitution d'un inventaire général, on copie les catalogues de bibliothèque qui sont de très gros volumes, avec un tableau systématique par matière. Cela dure jusqu'au début du XIXe, on ne sait pas exactement quoi noter, etc.1841: apparition du cadre de classement départemental, et mise en place d'une commission qui encourage la rédaction d'inventaires. On travaille sur des fiches que l'on garde, idée d'un inventaire général pour toutes les AD de France voulu; en 1848 paraît un tableau général par fond des AD. Mais il n'y a pas de concertation ou d'uniformisation. Moitié XIXe, tout une série d'initiatives cherchent à uniformiser la manière de rédiger les inventaires. 1854 parution d'une première circulaire disant qu'il faut, pour chaque article, donner:
la cote
un intitulé sommaire avec quelques courts extraits:
les dates extrêmes
le nombre de pièces
Préconise la tenue d'un index général au services:
les personnes
les noms de lieu
les matières
Donc au XIXe le mot sommaire est un faux ami, c'est sommaire comme le sommaire d'un livre, donc c'est très long. Donc il faut lire les docs, sélectionner des extraits et insister sur ce qui fait l'intérêt des documents et leur diversité. Formule qui a beaucoup de succès, aujourd'hui on appelle ces inventaires: inventaire sommaire par échantillonnage. Une partie des fonds anciens ont été classés ainsi, aujourd'hui dans les services d'archives publiques ont utilise toujours ses inventaires sommaires. Or, ils présentent un énorme défaut, à partir de 1909 ils ont donc été interdits car ils étaient subjectifs et partielles; les rédacteurs ont signalé les documents qu'ils jugeaient les plus intéressants. Par ex, il est marqué qu'un fond contient 20 doc, mais en fait il y en a 60. à partir de 1909 l'échantillonnage est proscrit, on interdit pas la description analytique, mais seulement que ce ne soit pas fait pour tous. Quand apparaissent des dossiers sériels, ça devient moins intéressant. Evolution de la description, apparition de nouveaux outils qui correspondent à la nature des docs et à un changement dans la demande des chercheurs. Les amateurs ont besoin d'un instrument de recherche adapté. Puis apparition de l'informatique récente avec dans un premier temps des bases de données et aujourd'hui des outils plus adaptés au traitement archivistique.


II.Une activité réglementée

Faire un instrument de recherche est une obligation légale pour les archivistes du publique, car par définition c'est la médiation entre le lecteur et le fond. C'est le moyen d'assurer la transparence des fonds. Règlement des archives départementales et municipales, il est question d'élaborer des instruments de recherche. À partir de 1979 et le décret 79-1037. « le service d'archive conserve, trie, classe, inventorie et communique ».
Le CST prévu par le décret de 1988 88-849 porte aussi sur l'instrument de recherche.
Question de la normalisation la plus forte dans ce domaine, incidence sur les instruments de recherche eux même car on doit trouver les principes fixés par ISA G
l'Etat des fonds; Ex: état général des fonds des archives nationales, fait 5 tomes. On passe en revu tous les fonds d'un service dans l'ordre du cadre de classement, par groupe de cote, parfois bibliographie. Permet d'avoir une idée de ce qui compose un service.
Etat des versements c'est un instrument méthodique (organisation par thème ou par matière). Différent du numérique (ordre des numéros). A partir de la post WWII, on utilise des séries dites continues, elles affectent des numéros en fonction des versement dans l'ordre chronologique des versements. Il permet de gérer plus facilement les entrées, de respecter les fonds. Mais au final on se retrouve avec des versements qui portent des numéros or il faut retrouver des informations. Si on ne créé pas des instruments de recherche pour retrouver l'information au milieu des bordereaux de versement. Création d'un service pour cela. Un état des versement doit se mettre à jours en continu donc il faut trouver une structure assez souple.
Etat des inventaires, indispensable car doit abondé en continue. Permet de connaître tous les types d'instruments de recherche. Dans chaque servie il doit y en avoir un. Toujours présenté dans l'ordre du cadre de classement. Aux AN, 25 inventaires, désormais ils sont en train de refaire le tout pour les mettre sur un système informatique. 3 000 à 35000 instruments de recherche dans des AD en moyenne D'ou importance de cet état des inventaires.
Les guides, récents car apparus avec la demande des chercheurs. Il en existe deux types: les guides par dépôt et les guides de recherche ou les guides thématiques. Premier guide par dépôt paru en 1953, devenu obligatoire pour les AD à partir de 1969. En 2010 toute la France n'est pas encore couverte (seul 70%). Donne des renseignements à la fois généraux est précis. On trouve un historique du service, le recensement de tous les instruments de travail, les sources complémentaires (docs qui se trouvent ailleurs que dans le département). Création par des archivistes et des historiens en collaboration. Dans ces guides, certains sont connus comme celui de 1955. Introduction puis les fonds, la plupart des temps c'est multi dépot; on fait l'inventaire du plus grand nombres de choses possibles.